Sguardo al futuro in Comune a Sanremo, per rinnovare sul piano tecnologico sia la sala dove si svolgono le sedute di Consiglio comunale ma anche quella delle Commissioni, la Sala degli Specchi e anche il centralino telefonico.
Il primo intervento riguarda il sistema integrato per la gestione digitale della Sala Consiglio e delle sale comunali. Palazzo Bellevue, infatti, ha la necessità di aggiornare i sistemi tecnologici della Sala del Consiglio e di altre sale del palazzo comunale potenziando la gestione digitale dei processi operativi, come quello relativo al servizio di video streaming e della verbalizzazione dei concili, e di rendere polifunzionali alcune altre aree della sede.
In particolare è emersa l'esigenza di una gestione mista delle sedute del Consiglio comunale che potrà essere gestita sfruttando le potenzialità dei sistemi di videoconferenza con la possibilità di gestire i lavori dell'aula sia da parte di utenti presenti in sala sia di utenti in remoto. L'obiettivo principale rappresenta una riconfigurazione tecnologica hardware e software della sala Consiglio che renda semplice, efficiente e resiliente la gestione di sedute e riunioni e che consenta al Comune di essere più vicino ai cittadini attraverso la trasmissione in video streaming. Un altro importante obiettivo che l'Amministrazione si pone è quello di compiere un ulteriore passo in avanti nell'attività di semplificazione dei processi di approvazione delle delibere, di consultazione dei documenti, di verbalizzazione delle sedute attraverso la digitalizzazione degli stessi. Per questo, il sistema richiesto dovrà essere predisposto per essere interoperabile ed integrabile con altri sistemi informatizzati già in uso presso l'Ente (ad esempio, protocollo, firma digitale, sistema atti e delibere).
La tecnologia che verrà adottata permetterà inoltre l'utilizzo della strumentazione anche per eventi diversi rispetto a quello di Consiglio Comunale garantendo anche per le altre sale coinvolte nell'intervento (Sala degli specchi, Sala Commissioni, Sala Giunta) le funzionalità di sale polifunzionali che potranno così essere utilizzate anche per assemblee, convegni, comunicazioni istituzionali e comunicati stampa dell'Ente.
E’ previsto un aggiornamento dei sistemi tecnologici della Sala del Consiglio comunale e di altre sale del palazzo comunale che consentiranno un'evoluzione nella gestione dei processi operativi dell'ente In particolare per la sala consiglio sarà implementato un sistema che permetterà la gestione informatizzata di tutte le attività garantendo la possibilità di una gestione ‘mista’ delle presenze mediante un sistema di videoconferenza che offrirà la possibilità di avere utenti sia presenti in sala che in remoto. Si tratta di un sistema integrato che permetterà inoltre ai cittadini di seguire le sedute consiliari in modalità streaming ed al Comune di predisporre in modo trasparente quanto necessario per la preparazione e la verbalizzazione delle sedute garantendo quindi un registro delle presenze, la votazione elettronica, la gestione seamless degli oratori e tutte le altre funzioni tipiche di una seduta consigliare. La tecnologia che verrà adottata permetterà inoltre l'utilizzo della strumentazione anche per eventi diversi rispetto a quello di Consiglio Comunale garantendo anche per le altre sale coinvolte nell'intervento (Sala degli specchi, Sala Commissioni, Sala Giunta) l'operatività di sale polifunzionali che potranno così essere utilizzate anche per assemblee, convegni, comunicazioni istituzionali e comunicati stampa.
Nella Sala del Consiglio è prevista l'implementazione di una piattaforma software che sia in grado di semplificare e rendere più efficiente il processo assembleare (in presenza, da remoto ed in modalità mista) e che si ponga come nodo centrale di coordinamento e di gestione di tutte le componenti hardware (microfoni, monitor, telecamere, etc.).
Le postazioni dei Consiglieri dovranno consentire ai partecipanti in presenza di parlare, registrare una richiesta di intervento e ascoltare il dibattito, nonché di partecipare alle sessioni di votazione mediante funzioni di voto standard. A questo scopo, le postazioni saranno dotate di:
• un adeguato sistema microfonico (intercambiabile in modalità plug&play, per una facile manutenzione);
• Un sistema di riconoscimento rapido dei partecipanti (ad esempio tramite un lettore NFC);
• Un dispositivo che permetta l'attività dibattimentale, consentendo ai partecipanti di prenotare una richiesta di intervento, intervenire, ascoltare il dibattito, svolgere operazioni di voto.
Le stesse funzionalità (riconoscimento, possibilità di intervento e di votazione) saranno garantite ai partecipanti da remoto.
Il sistema dovrà, inoltre, prevedere una postazione touch screen dedicata al monitoraggio ed al governo delle attività di sala da parte del Presidente. La soluzione sarà dotata di opportuni sistemi audio-video di registrazione delle sedute e sarà in grado di organizzare velocemente le riprese audio e video, rendendole immediatamente disponibili verso sistemi web in streaming e registrazione, nonché verso l'adiacente Sala degli Specchi.
La soluzione fornirà anche un sistema di trascrizione professionale automatica delle sedute che abbia le seguenti funzionalità:
• Trascrizione automatica del parlato
• Produzione del verbale/report
• Archiviazione digitale
La Sala degli Specchi, adiacente alla Sala del Consiglio, sarà configurata come una sala polifunzionale: potrà essere utilizzata per effettuare videoconferenze e potrà essere altresì configurata come estensione della Sala del Consiglio, qualora per capienza ed esigenze di distanziamento sociale la stessa non fosse sufficiente. Sarà quindi prevista la fornitura di un sistema completo di videocomunicazione ed uno schermo di adeguate dimensioni che permetterà la trasmissione streaming in tempo reale di quanto accade nella Sala Consigliare.
La Sala Commissioni sarà configurata come una versione ‘ridotta’ della Sala del Consiglio. Sarà necessario prevedere, quindi, un'analoga piattaforma software che consenta la gestione delle sedute (identificazione dei partecipanti, gestione degli oratori e delle attività di voto, trascrizione automatica degli interventi) ed apparati hardware adeguati alle dimensioni ed alla destinazione della Sala.
La Sala Giunta sarà configurata con un sistema completo di videocomunicazione che si basi sugli standard più avanzati disponibili sul mercato e che consenta un'agevole integrazione con i sistemi di videoconferenza di altri Enti. La soluzione complessivamente adottata permetterà quindi al Comune di dotarsi di nuove tecnologie che, tramite l'utilizzo di appositi software ed hardware dedicati, consentirà di digitalizzare i processi attualmente in essere e trasformare le principali sale comunali in strumenti operativi idonei a rispondere alle attuali e future esigenze operative dell'Ente.
Il costo complessivo è quantificato in 184.809 euro.
Il comune ha anche deciso di riorganizzare tutto il sistema intercomunicante basato su sistemi voce ibridi attualmente in uso presso le proprie sedi. L'analisi condotta sul sistema attualmente in produzione ha rilevato alcuni aspetti, di seguito riportati, che sono stati considerati determinati per l'evoluzione del progetto ipotizzato:
• la tecnologia in uso non risulta sufficientemente aderente alle esigenze dell'Ente con conseguenti criticità legate anche all'obsolescenza degli apparati Hardware;
• le sedi comunali coinvolte risultano collegate tra loro attraverso una rete dati IP in fibra ottica proprietaria ad alte prestazioni.
Verrà quindi implementata una piattaforma intercomunicante che colleghi le seguenti sedi comunali:
• Municipio - Palazzo Bellevue
• Comando Polizia Locale - Via Giuseppe Giusti
• Servizi Sociali - Corso Garibaldi 30
• Servi Demografici - Corso Garibaldi
• Museo Civico - Piazza Alberto Nota
• Biblioteca - Via Carli
• URP - Corso Garibaldi
Il sistema sarà progettato per essere predisposto ad integrare funzionalità evolutive per sviluppi futuri che consentano all'Ente di migliorare la disponibilità dei propri servizi sulla base delle esigenze e dell'evoluzione tecnologica. Il costo complessivo è di circa 470mila euro.
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