Il servizio reception è un servizio molto importante e molto delicato in vari contesti ed è utile per esempio in un hotel, in un ufficio o in una clinica o in altre strutture ricettive e anzi In questi casi non è utile, ma è assolutamente fondamentale e ineludibile.
Visto che stiamo parlando praticamente di quel servizio che è responsabile di accogliere e assistere i vari clienti nelle varie fasi del loro soggiorno se parliamo di un albergo o della loro permanenza se parliamo di un ufficio.
Ma a parte questi compiti che già comunque sono molto rilevanti e questo ci dice che tra l'altro quando bisogna scegliere un professionista che svolge questo ruolo bisognerà fare molta attenzione perché è un ruolo delicato, ma comunque si occuperà anche per esempio di varie questioni amministrative e di gestione delle prenotazioni sempre cercando di garantire l’esperienza migliore degli ospiti, o delle altre categorie di persone dipendendo da dove sta espletando questo servizio.
Facendo nuovamente riferimento alla parte dell'albergo questo servizio praticamente un primo approccio di un primo contatto tra l'hotel e il cliente o la cliente in questione visto che reception li accolgono e li aiutano sia in ambito check-in che in ambito check-out.
Ma, oltre a questo praticamente forniranno informazioni sulle strutture e sui servizi offerti e saranno responsabili di tutte le richieste che hanno gli ospiti che potrebbero riguardare la prenotazione del ristorante o del noleggio di un'auto.
Teniamo presente che a parte quello che dovranno fare tecnicamente e praticamente comunque sono persone dovranno avere un'attitudine di gentilezza e di cortesia e di disponibilità in modo che i clienti siano contenti.
Oppure se parliamo di un ufficio sicuro gli stessi sono importanti per accogliere visitatori e dipendenti e potrebbero dover registrare i primi assegnando un badge o indirizzarli nei reparti e appropriati.
Non in ultimo si occuperanno di gestire tutta la parte delle telefonate in ingresso, ma anche di gestire le varie prenotazioni e le attività di segreteria, dovendo dimostrare sempre un certo livello di efficienza nella loro capacità gestionale.
Il ruolo di chi lavora nel servizio reception è sempre un ruolo molto importante
Un altro esempio al quale abbiamo già accennato rispetto ai servizi di reception riguarda l’assistenza ai pazienti nelle strutture mediche e nelle cliniche e qui è davvero un ruolo molto importante.Infatti queste figure professionali praticamente dovranno accogliere quei pazienti che poi dovranno andare dal loro medico e ne gestiranno anche le prenotazioni o le invieranno verso dei medici, o verso dei servizi adeguati se parliamo di un poliambulatorio.
Di sicuro si occuperanno anche della parte amministrativa che può riguardare le pratiche di fatturazione o la gestione delle assicurazioni e anche in questo caso la parte umana fa sempre la differenza.
Questo significa che chi occupa questo ruolo dovrà provare a essere una persona empatica e gentile per mettere quei pazienti a loro agio, pazienti che magari già stanno in ansia perché vanno dal medico e certo non saranno contente di andarci in poche parole.