Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti rappresentano le fondamenta su cui costruire un’azienda più efficace sotto tutti i punti di vista, incluso quello green.
Digitalizzazione dei documenti: di cosa si tratta
La dematerializzazione consiste nel trasformare i documenti cartacei in digitali, sostituendo gli archivi fisici o comunque riducendoli al minimo. La digitalizzazione abbraccia la dematerializzazione dei documenti ma va oltre, in quanto ingloba tutti quei processi di potenziamento delle tecnologie digitali e dei dati digitali che non richiedono neppure di passare dalla carta.
Digitalizzare i documenti, e quindi, ridurre o eliminare del tutto la carta è una svolta ecologica per le aziende, che diventano paperless ed è un passo fondamentale verso un cambiamento organizzativo e culturale del lavoro.
La digitalizzazione ha avuto una forte spinta dalla pandemia. Con il lockdown totale è venuto a mancare il lavoro in ufficio e con ciò la stampa e l’uso continuo di documenti cartacei. Impossibile, infatti, lavorare con la carta quando i colleghi che prima stavano nella scrivania accanto ora lavorano da casa, motivo per cui le informazioni sono diventate digitali e ciò ha messo in luce l’uso obsoleto del cartaceo.
Dematerializzazione e digitalizzazione: cosa dicono i dati
L’indagine condotta da Ericsson Consumer & IndustryLab, che ha coinvolto 5000 imprese provenienti da 11 mercati diversi, sostiene che la digitalizzazione sarà la chiave per una maggiore redditività e sostenibilità delle aziende nel futuro.
Dal report di Ericsson emerge un atteggiamento propositivo delle aziende verso la dematerializzazione dei documenti e la digitalizzazione dei processi:
- 7 aziende su 10 hanno già intrapreso il percorso di digitalizzazione;
- 6 su 10 sono interessate, inoltre, a dispositivi di realtà aumentata, cloud e mobile;
- si prevede che entro il 2030, quasi il 60% del lavoro sarà svolto fuori dagli uffici.
Nonostante i dati incoraggianti, l’Italia risulta ancora indietro su questo fronte: nell’Indice di digitalizzazione dell’economia e della società (DESI 2020) della Commissione europea siamo in 25° posizione, ovvero fra gli ultimi, rispetto agli altri stati membri dell’UE, inclusi quelli ritenuti tradizionalmente “Poveri” come Polonia e Romania.
Digitalizzazione dei documenti: perché un’azienda dovrebbe diventare paperless
I motivi per cui un’azienda dovrebbe diventare paperless e abbracciare la digitalizzazione sono innumerevoli, i principali:
- minori costi di stampa e di carta;
- risparmio energetico;
- riuso degli spazi di archiviazione;
- maggior velocità di gestione e precisione dei documenti;
- aumento della produttività degli impiegati;
- distribuzione più efficace delle informazioni;
- rapidità nei processi (con la firma digitale e i sigilli elettronici viene meno la necessità di recarsi in ufficio, dal cliente, in banca per siglare dei contratti)
- condivisione e consultazione dei documenti più rapida;
- maggiore sicurezza;
- sostenibilità sociale,
- maggior trasparenza;
- minore impatto sull’ambiente.
Tra i vantaggi della digitalizzazione anche la sostenibilità ambientale
Meno pendolarismo, diminuzione delle emissioni di CO2, meno sprechi, aumento del lavoro a distanza. Sono solo alcune tra le conseguenze derivanti dalla pandemia COVID-19. Le aziende, trascinate da questa spinta, vogliono fare di più per aumentare la propria sostenibilità e una soluzione è la riduzione dei materiali attraverso la dematerializzazione e l’avvicinamento ai processi di digital transformation.
Se, infatti, il valore del paperless dal punto di vista ecologico è facilmente intuibile e traducibile in meno carta e meno uso di toner e stampanti, ugualmente lo è il valore dato dai processi di dematerializzazione e digitalizzazione.
Le soluzioni ICT hanno il potenziale per ridurre la necessità di materiali fisici, offrendo prodotti e servizi digitali performanti e meno inquinanti, pensiamo ad esempio alle soluzioni di cloud computing. Questi servizi permettono, infatti, di ricevere, archiviare, analizzare e processare una grande mole di dati, ma con un impatto economico ridotto.
La digitalizzazione: un aiuto dalle aziende per le aziende
La digitalizzazione può essere applicata a qualsiasi processo e per farlo nel modo più efficiente ed efficace possibile è bene affidarsi ad un’azienda specializzata. Esistono, infatti, aziende che forniscono partnership, metodologie e strumenti utili per aiutare in questo processo.
Ne è un esempio QSA.net Srl, società che si occupa di trasformazione digitale e di gestione dell’innovazione dei processi organizzativi nelle aziende. La società, oltre ad offrire consulenza e formazione per le aziende interessate alla digital transformation, ha sviluppato una piattaforma cloud, chiamata Digitaliso che consente di digitalizzare i Sistemi di Gestione per la Qualità a norme ISO.